Drie medewerkers die uren facturen overtypen. Een HR-manager die CV’s handmatig doorzoekt. Een accountant die contracten regel voor regel doorleest. Herkenbaar? Dan is dit artikel voor jou.
Het Probleem: Gevangen in PDF’s
Bij een administratiekantoor zagen we het dagelijks: 600 facturen per maand, allemaal handmatig overgetypt door drie medewerkers. Elke week werden er vele uren besteed aan saai, foutgevoelig werk. Eén tikfout en de hele boekhouding klopt niet meer.
Het probleem is groter dan alleen tijd:
- Fouten: Verkeerde bedragen, foutieve codes
- Vertragingen: Facturen die te laat verwerkt worden
- Frustratie: Medewerkers die hun tijd verspillen aan robotwerk
- Geen groei: Meer documenten betekent meer personeel
De Oplossing: Slimme Automatisering
We hebben een systeem gebouwd dat PDF’s automatisch leest, begrijpt en verwerkt. Kunstmatige intelligentie herkent de structuur, extraheert de juiste gegevens en voert alles direct in het administratiesysteem in.
Hoe het werkt:
- PDF komt binnen (email, upload, scan)
- Systeem herkent documenttype automatisch
- Belangrijke gegevens worden geëxtraheerd
- Data wordt gecontroleerd en gevalideerd
- Automatische invoer in je bestaande systeem
De Resultaten: Dramatische Verbetering
Voor de automatisering:
- 3 fulltime medewerkers aan PDF-verwerking
- 35 uur werk per week
- 10-15% foutpercentage
- 3 dagen vertraging gemiddeld
Na de automatisering:
- 80% minder handmatig werk
- Van 35 naar 7 uur per week
- Onder 1% fouten
- Directe verwerking
Financiële impact:
- €45.000 per jaar besparing
- 40% meer klanten zonder extra personeel
- ROI van 300% in het eerste jaar
Wat Kun Je Automatiseren?
Financiële administratie:
- Facturen van leveranciers
- Klantoffertes en orders
- Bankafschriften
- BTW-aangiftes
HR & Personeelszaken:
- CV’s screenen op vaardigheden
- Arbeidscontracten verwerken
- Diploma’s en certificaten digitaliseren
Algemene documenten:
- Contracten analyseren
- Rapporten samenvatten
- Correspondentie categoriseren
Waarom Wesman Solutions?
Wij maken PDF-automatisering simpel en betrouwbaar:
✅ Snelle implementatie - Binnen 6 weken operationeel
✅ Geen technische kennis nodig - Wij regelen alles
✅ Werkt met je bestaande systemen - Geen omschakeling
✅ Duidelijke ROI - Je ziet direct waar je geld verdient
✅ Doorlopende ondersteuning - We blijven je helpen optimaliseren
Klaar om te Starten?
Stap 1: We analyseren je huidige PDF-processen (gratis)
Stap 2: Demo met je eigen documenten
Stap 3: Pilot project met één documenttype
Stap 4: Uitbreiden naar alle processen